Hvis din virksomhed var en bil, så ville du have et instrumentbræt, og når en af lamperne på instrumentbrættet lyste rødt, så ville du skynde dig at få problemet fikset.
Du kan også lave dig sådan et instrumentbræt i din virksomhed med Key Performance Indicators (KPI’er), der viser, om din forretning kører, som den skal.
I dagens blogindlæg ser vi nærmere på KPIer, og hvad der er værd at måle på.
Hvad er en KPI?
KPI står for Key Performance Indicator.
Det er altså en indikator for, om din virksomhed performer godt.
Du bruger KPIen til at måle, hvor du er i forhold til de mål, du har for din virksomhed.
Du kan bruge forskellige KPIer for at tage pulsen på forskellige ting i din virksomhed – det kan være økonomien, kundetilfredsheden, produktiviteten eller kvaliteten.
Økonomiske nøgletal
Vi vil som oftest gerne skabe økonomisk overskud i vores virksomheder, så et tal, der er værd at holde øje med er resultatet år til dato.
Laver du ikke overskud, må du grave dybere for at se, hvor kæden springer af – om du skal have trimmet udgifterne, om du har lidt for mange medarbejdere i forhold til opgaver eller du sætter dine priser for lavt.
F.eks. kan du dykke ned i, om du tjener på hvert eneste projekt du laver.
Her kan du beregne en bruttomargin pr projekt, der viser, om du har fået prissat rigtigt, eller der er behov for en justering på kommende projekter.
I mange SaaS virksomheder er der en økonomisk bund i forretningen, fordi kunderne lejer softwaren ved at betalte et månedligt abonnement.
SaaS virksomheder har således en interesse i, at MRR (Monthly Recurring Revenue) vokser, så dette kan også være en KPI, der er værd at tage med på instrumentbrættet.
Styr på kapaciteten og workload
Pr. 1. juli 2024 er der nye regler for, at alle medarbejdere skal registrere deres tid.
Dét er der mange, der brokker sig over, men det giver dig som virksomhedsejer en unik mulighed for at kigge ned i dit maskinrum og se, hvordan timerne bliver brugt, og derefter optimere på det.
Nogle helt centrale spørgsmål er altid, om vi har ‘arbejde nok til medarbejderne’ og om vi ‘kan levere til tiden’.
I mange softwarevirksomheder styres dette ved at planlægge arbejdet i sprints.
Har du 6 softwareudviklere og kører de to ugers sprint, så kan de i teorien udføre 12 ugers arbejde – MEN så skal der være tid til interne møder, at hjælpe en kollega osv. – så hvis du planlægger med 70-80% af tiden er effektiv og kan faktureres, så ved du, hvor mange timer og dermed opgaver du kan levere pr. 14. dag.
Så i den ene hånd har du din kapacitet hos medarbejderne, i den anden hånd et timeestimat på de opgaver, som du har lovet kunderne – din arbejdsbelægning – og så kan du let se, om de to tal matcher.
Her er det også fint at måle på f.eks. hvor langt frem i tid du og dit team er booket, så du ved, om du skal til at træde på salgsspeederen eller ansætte en ekstra på teamet.
Kundetilfredsheden
Kundetilfredsheden kan måles på mange måder. Ved direkte spørgeskema eller som en score på Trustpilot, eller ved at måle kundeafgangen.
Har du et SaaS produkt, kan du måle på, hvor mange der opsiger sit abonnement.
En anden KPI, der siger noget om kundernes tilfredshed, er i hvor høj grad de er villige til at anbefale din virksomhed til andre.
Dette måles som NPS (Net Promotion Score), og er den høj, har du ikke alene glade kunder, sandsynligheden er, at også du får flere kunder, fordi dine nuværende kunder anbefaler dig til andre – og du derved får salg via ‘mund-til-mund’ metoden.
Medarbejdertilfredshed
Ligesom du gerne vil have at dine kunder bliver, er det samme tilfældet med dine medarbejdere.
Det er ekstremt dyrt at rekruttere og oplære nye medarbejdere, så derfor er det fint at have fingeren på pulsen med medarbejdernes tilfredshed i jobbet.
Der findes et hav af softwareløsninger, hvor dine medarbejder med smileys, få tryk eller besvarelse af spørgsmål tilkendegiver deres tilfredshed på f.eks. ugentlig basis.
Medarbejdertilfredshed kan således tilsvarende være en KPI, du har på dit instrumentbræt, ligesom fraværsprocenten også taler sit eget tydelige sprog. Kommer den over 7 dage pr. år er det måske tid til at kigge efter en god forklaring på hvorfor.
Det du fokuserer på, får du mere af
I det ovenstående har vi været omkring forskellige områder, du som virksomhedsejer kan måle på, og hvilke KPIer der kan være relevante på de forskellige områder.
Hvad du finder relevant af KPIer i din virksomhed afhænger af, hvad du fokusere på.
Vælg dine KPIer med omtanke.
Du skal ikke måle på så mange ting, at du helt mister overblikket.
Udvælg centrale områder, hvor du måske ved, at der er plads til forbedring, og følg så KPIerne nøje på disse områder og juster for løbende fremgang.
Det du giver fokus vokser. Så vælg med omtanke, hvor du vil sætte ind.
Automatiser
Det kan være et stort arbejde manuelt at sidde og udregne en masse KPIer, så når du har valgt, hvilke KPIer du gerne vil følge i din virksomhed, så invester lidt tid og penge i automatisk at få dem trukket ud af de systemer, der registreres i, og få evt. KPIerne sendt til dig en gang om ugen i en mail, så du løbende kan følge rigets tilstand.
Jeg håber ovenstående har sat tanker i gang hos dig om anvendelsen af KPIer som styringsredskab i din virksomhed.
Vil du have flere input til udvikling af din virksomhed, så tilmeld dig mit nyhedsbrev lige her og få inspiration 1-2 gang pr måned direkte i din mailbox.
Du ønskes en fantastisk dag.
