I dette blogindlæg får du input til, hvordan du kommer let i gang med procesbeskrivelser for at øge kvalitet og effektivitet i jeres leverancer.
Veldefinerede og optimerede forretningsprocesser hjælper med at øge produktiviteten i virksomheden.
Når medarbejderne ved, hvordan de skal udføre deres opgaver, reduceres spildtid og fejl, hvilket fører til kvalitet og effektivitet i leverancen.
Herunder får du de tre trin til at komme let i gang.
Kvalitet i leverancer – start enkelt med checklister
Når vi snakker kvalitet i leverancer, så kan vi godt finde de store værktøjer frem som f.eks. LEAN og ISO9001, men vi kan også starte ganske enkelt med checklister via disse tre skridt:
Hvilke produkter/ydelser leverer du? – Lav en liste. Hvilke trin er der i leveranceprocessen for den første ydelse på listen?
Hvad gør vi først – f.eks. afklarende møde med kunden – dernæst konfigurering af system, dernæst test, overdragelse – eller hvilke trin der nu er. Beskriv leveranceprocessen trin for trin i overskrifter. Hvad skal vi huske i hvert enkelt trin? F.eks. i mødet med kunden – hvad skal der afklares på dette møde? Lav igen en tjekliste for det. Og hvad skal kunden f.eks. bidrage med til projektet?
Efterhånden som du gennemtænker processen og dens trin, og får de enkelte trin foldet ud med tjeklister, så er du godt på vej til at sikre kvalitet i dine leverancer, fordi du ikke behøver at ‘opfinde’ processen hver gang, med fare for at glemme noget.
Tjeklister sparer tid, fordi du husker at få det hele med i første omgang – og det sikrer kvalitet.
Start med en grov skitse af de enkelte trin – så kan du løbende fylde på og forfine procesbeskrivelsen.
Procesbeskrivelser er guld, når du får nye medarbejdere
Når du får nye medarbejdere er procesbeskrivelser guld, da de er en kæmpe hjælp for den nye medarbejder, ift. at komme ind i, hvordan I gør i din virksomhed, når det kommer til f.eks. softwareudvikling, test, release eller bare dét at få sat udviklingsmiljøet op for at komme i gang.
Den nye medarbejder vil fra start føle, at han er landet på en organiseret arbejdsplads, hvor han får en god og professionel oplæring ud fra beskrivelserne.
Det vil også spare ham for at skulle spørge kollegerne igen og igen for selv at få skabt sig det samlede billede af, hvordan I arbejder.
Dermed trækker det heller ikke så hårdt på kollegerne at få den nye medarbejder løbet i gang, hvis han har beskrivelser at støtte sig til.
Det er rent win-win.
Forfin processerne løbende
Selvom du har beskrevet virksomhedens processer én gang, så er der altid plads til forbedring.
F.eks. omkring samarbejdet med kunderne – hvordan gør du, så samarbejdet glider bedst muligt?
Hvis du bare én enkelt gang har prøvet at lave en løsning halv færdig, hvorefter kunden siger: jamen jeg havde da en helt anden ide til, hvordan det skal laves, så ved du, hvor frustrerende det er.
Her kan du med fordel justere din proces, så løsningen beskrives i tekst først, godkendes af kunden og måske bliver deltestet undervejs, så der hele tiden er forventningsafstemning og godkendelse af løsningen undervejs i forløbet. Dette både for at undgå ekstraarbejde og for at holde kunden glad.
Alle disse ‘gode arbejdsvaner’ noteres også i processerne, og de gode arbejdsvaner overføres dermed også til de nye udviklere, der ikke behøver at ‘lære af egen dyrkøbt erfaring’ og måske med en sur kunde til følge.
Effektive processer kan ses på bundlinjen
Effektive processer kan bidrage til omkostningsreduktion ved at fjerne unødvendige trin, ressourcespild og ineffektivitet.
Dermed kan optimale processer ses direkte på virksomhedens bundlinje.
I en softwarevirksomhed, som jeg arbejdede sammen med fordoblede vi antallet af fakturerbare timer på et halvt år, ved at have fokus på optimerede processer i leverancer og timeregistrering – så jeg ved det virker 😉
Har du lyst til en snak om, hvordan vi kan optimere og skabe øget vækst og bundlinje i din virksomhed, er du altid velkommen til at booke et gratis møde direkte i min kalender lige her.
